企业档案，是企业生产、经营及各项工作活动的历史记录，对企业的科学管理，有着不可替代的借鉴作用。随着企业的快速发展，档案的传统管理模式，已无法适应企业生产、经营及各项工作的需要，实现档案管理现代化，是企业发展的客观要求。近年来，由于合肥市燃气集团公司领导高度重视，通过相关部门和人员的共同努力，公司档案信息数字化建设取得了可喜的成效。
1 领导重视，搭建档案管理现代化建设平台
1.1重视基础设施，配置先进的档案管理设备
合肥市燃气集团公司档案工作始于1982年，开始是规模小、库房小、设备少，后来虽逐步发展，仍难突破旧式管理瓶颈。由于公司领导的高瞻远瞩，随着企业的发展，公司在新建办公楼时，已将档案工作用房、以及管理设施列入设计重要范围，公司搬迁时，档案部门同时迁入，改变了过去档案部门与公司办公部门分离的现象，方便了公司对档案工作的领导与管理。迁入的卡当案库房838mz，密集架l l4组，配备了大功力温湿机6组，专用灭火设备l8组，灭火器8组，档案库房完全达到“八防”要求。此外，还先后配置了计算机、打印机、图纸及高速扫描仪、复印机、缝纫机、打孔机等档案工作设备，从基础设施、设备上保障了档案管理及安全。
1.2健全各项制度，保证档案管理有规可循
合肥市燃气集团公司领导在强化制度、规范管理中，把档案工作制度作为重要内容之一，根据公司这一指导原则，对原先的各项档案工作制度进行了修订和完善，包括《文件材料归档制度》、《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案复制制度》、《档案库房管理制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《底图保管和更改制度》、《会计档案管理制度》、《档案资料统计制度》、《档案人员“四参加”制度》、《档案工作奖惩制度》、《档案室工作职责》、《档案工作分管领导、专兼职档案员职责》等，修订后的档案工作制度，进一步贴近档案工作实际，从而做到了“有规可循，有章可依，分工负责，职责明确”。
1.3加强业务培训，提高档案人员综合素质
为全面提升档案业务水平和管理能力，公司专门组织专兼职档案人员和分管领导参加的档案工作知识讲座。在培训中，大家认真听讲，热烈讨论，从而增强了人员素养，强化学习意识，提高了档案管理水平和办事工作效率。
此外，公司还组成档案工作检查小组，对各单位文件材料的形成、积累、归档工作进行检查，采取查、看、问的方式，全面掌握了各单位档案工作情况，对存在问题实行有针对性的指导，提出整改意见。在此基础上，公司领导又组织召开了档案工作推进会，对档案人员提出了更高要求，也把档案工作推向更高处，为档案信息数字化管理培养合格人才。
1.4引入先进理念，为档案信息数字化建设立项
公司领导以面向未来的思维模式对待档案工作，适时地要求相关部门制订档案信息数字化建设方案，并针对方案的可行性、安全性组织考察。综合对多个单位、部门的考察意向，反复研究、论证方案。为保证工程质量，项目确立后，又组织项目招投标会，最后是实力强、技术过硬的清华紫光软件公司中标。
为使中标后项目能顺利实施，公司领导又确保项目实施资金链条，先后投入人民币78万元，其中软件设计8万元，硬件配置37.5万元，档案信息加工费315/元，其它费用l.5万元。’
2 资源整合，认真做好档案基础业务工作
2.1集思广益，强化各类文件材料及时归档
为了保证数字化管理后，档案信息的齐全、完整、准确，公司领导十分重视归档文件的齐全、完整程度，在办公室精心组织与周密安排下，一是对公司1982年成立以来保存的所有档案清理盘点，发现缺什么，补什么，跟踪搜集；二是组织各单位档案人员，全面清理公司历年来散存在各单位、部门的文件材料；三是集中收藏公司历年来的奖状、奖杯、牌匾、锦旗、证书等实物档案；四是收集、清理原来归口各部门存放的录音、录象、照片等特殊载体档案；五是明确规定：今后各单位、部门必须按要求做好自身文件材料的形成、积累、归档工作。经过大家的共同努力，摸清了“家底”，为实行数字化加工提供了信息源保障。
2.2统筹规划。实现公司档案实体集中统一管理
按照公司董事长“资源整合、集中管理”的要求，在征询相关部门意见后，办公室组织召开了协调会，了解各部门的服务要求，认真研讨，确定整合方案，方案得到相关部门的积极配合和大力支持，很快实现了办公楼入驻单位档案、资料的集中统一管理，结束了同一办公楼重复设置档案资料室的不合理现象。档案集中统一管理，不仅节约了人力、物力，更有利于开发利用，是档案原始管理模式，迈人数字化、网络管理的一项重要举措。
2.3结合实际，完善公司档案分类方案
在国家与行业档案标准框架内，结合公司档案形成的特点和规律，从符合数字化管理的实际需要出发，对公司原来的档案分类方案进行完善。分类方案的一级类目基本未变，设置为：文书档案类(管理文件)、工程项目类、设备仪器类、科研类、会计档案类、人事档案类、照片档案类、声像档案类、实物档案类。一级类目以下，根据同类档案文件形成的数量和层次，设置属类类目级次。
在分类中，还把过去对普发文件按问题分类存放方式，改为一类集中保存，简化了工作环节，更有利于保管、利用。此外，文书档案的二级类中，增设了“房土证类”、 “职工购房类”，使这类档案也相对集中，查找更快捷、准确。完善后的档案分类方案，有利于档案信息数字化软件设计。
2.4耐心细致。做好档案数字化加工前处理工作
按照完善后的档案分类方案，对各类档案进行系统整理。过去已整理归档的，大多有规可循，有目可查，稍作调整，按类别排列上架；新形成的文件材料，按档案整理规范，分类、编号、填写卷内文件目录、装订、排列、编目、上架；历年遗漏文件收集后，剔除重复件，确定类属后，按时间顺序，部分插卷，部分直接排列类属之后。盘点、补收后，档案室共保管档案10 45 1卷59 577件。其中：文书类1 900卷(盒)/23 575件、工程技术类7704卷/30339件、人事档案l l09卷/34 177件、照片档案l3卷(册)/705件、声像档案l32卷/254件，实物档案508件、科技资料1 072件。
实行数字化过程中，还对各类档案逐卷、逐件、逐页检查，凡缺页、漏页、错号、重号等，均及时纠正。不合规范的页面进行必要的修裱，如页面小托裱、页面破损补缺，页面模糊复制等，为档案信息数字化加工打下了坚实的基础。
3 全程监督，确保数字化建设项目质量
3.1精心设计，软件性能达到预定目标
“合肥天然气利用工程档案管理软件与数字加工项目”中的档案管理系统设计，是严格遵循国家档案管理的规范与格式，从公司管理档案的内容和实际需要出发，其优势重点体现在：
先进性。界面好，易学用，具有超前性，既保证检索速度，又确保检索质量；
安全性。具备身份认证、安全保密等机制，不仅能保障系统运行安全保密，也能保证电子档案的原始真实性；
经济性。从设计到运行、维护各环节，达到最佳性能价格比和最优平衡点；
可靠性。系统确保可靠的信息传输手段、存储方式，运行环境及完善的备份恢复方式；
开放性。能方便电子文件数据交换、互联，可保障在将来较长时间内达到通用目的，支持跨平台及异构数据库之间的数据交换；
可扩展性。能满足档案业务拓展和不断增加的数据储量及用户、硬件需求，方便处理功能的适度增加与变更，便于产品的升级换代；
可管理性。可管理、易操作，各功能模块问有良好的衔接|生，电子文件目录与全文链接方便、快捷、准确。
规范性。运行后的软件管理系统，符合国家及行业有关电子档案管理规范标准。
3.2界定档案扫描范围，节省储存空间
为了能够快捷、准确地提供有价值的档案信息，按照公司领导“统筹规划、分步实施、突出重点”的要求，在办公室的领导下，结合过去部分档案使用频率高的实际，对库藏全部档案进行价值界定，最终确定不扫描内容为：一是所有短期保存的档案材料；二是所有发文底稿(定稿)；三是各类介绍信存根；四是经确认极少利用的档案。通过不扫描范围的确定，使有价值档案作用得到充分发挥，不仅缓解档案系统存储压力，也降低了加工(相应)成本，档案系统利用更加方便、快捷。
3.3群策群力，数字化建设项目成功运行
公司档案信息数字化建设项目，从考察、调研，到项目确定；从招投标，到项目实施；从软件设计，到硬件配置；从档案资源整合，到基础业务建设；从档案前处理，到数字化扫描加工……，实际完成了610 972页档案的著录、扫描，此外，还对保管的实物档案、照片档案、声像档案、人事档案进行著录、扫描。这项工作全过程都得到了公司领导高度重视、关心和支持，在相关部门和人员的共同努力下，项目从2009年6月实施，经过9个多月奋战，2010年4月正式上线运行。通过近段时间使用，效果良好。
3.4系统检索快捷、准确，公司档案工作又上一个新台阶
档案信息数字化管理项目建成后，经过正式上网运行，其功能和技术均达到预期目标。功能上，既具有行业特色，又有普及推广意义；技术上，既保持了稳定性，又具备规范性，真正建立了一个档案信息数字化管理平台和档案信息利用服务平台。通过受权，利用者能非常方便、快捷地浏览档案全文、打印或编辑，实现了档案文件的异地(网上)调阅利用，扩大
了利用空间，提高了工作效率。
使用证明，有了档案信息数据管理系统，公司领导、各部门及有关人员，可根据工作需要，随时在终端上查到需要的信息，再也无须到档案室翻阅大量档案，且速度快、信息准确。此外，终端检索的信息量大，同一类信息可通过编辑，迅速组合，根据需要放大、缩小或打印，省时省力。特别是设计部门，省略了到档案部门翻阅大量的图纸、资料，也免去了复制方式，不仅提高了工作效率，也使档案原件免受翻阅磨损，延长了档案原件保管寿命。
总之，档案信息数字化管理后，不但能快捷地为企业生产、经营及各项工作提供有效服务，而且也能及时的为企业各项重大决策提供参考。它标志着公司档案工作迈上了一个新台阶。在模式、服务水平上，来了一次质的飞跃。
本文作者：张静
作者单位：合肥燃气集团
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