燃气工程档案归档审核要点与规范管理_经营管理

摘要

摘要：阐述了燃气工程档案的主要内容，探讨了归档审核的要点与燃气工程档案的规范管理。关键词：燃气信息化；燃气工程档案；归档审核；规范管理Archiving Examination Key Points and S

摘要：阐述了燃气工程档案的主要内容，探讨了归档审核的要点与燃气工程档案的规范管理。

关键词：燃气信息化；燃气工程档案；归档审核；规范管理

Archiving Examination Key Points and Standard Management of Gas Project Dossiers

XU Min

Abstract：The main contents of gas project dossiers are expounded，and the archiving examination key points and standard management of gas project dossiers are discussed．

Key words：gas informatization；gas project dossiers；archiving examination；standard management

在燃气经营企业的档案管理中，工程档案管理是普遍存在的薄弱环节，是难点也是关键点。只有牢牢把握住审核要点，坚持科学管理原则，积极主动地应对各种问题，才能真正提高燃气工程档案的管理水平^[1～5]。

1 燃气工程文件材料的主要内容

燃气工程文件材料主要包括施工过程材料、质量保证材料、工程验收材料、竣工图等方面的内容。根据CJJ 33—2005《城镇燃气输配工程施工及验收规范》，燃气工程文件材料通常包括：

工程依据材料、交工技术材料、检验合格记录。工程文件材料应能够很好地反映出一个单项工程质量和数量的具体情况。施工过程的各种工艺参数是工程质量的反映，是工程质量的法律凭证。各种工程材料和设备的使用数量记录，则是工程结算的依据。完整规范的竣工文件对工程投入使用后的运行管理、维修、扩建、改建等都有重要作用。

2 燃气工程文件材料归档审核的要点

① 审核关键文件材料是否为原件

竣工文件的原件是工程实施过程中重要的原始凭证，必须按规定归档。部分建设项目归档时往往会出现一些复印文件，一旦归档，将不利于档案的长期保存，也会给今后的利用造成不必要的麻烦与损失。因此，有关技术人员和档案人员应该重点检查，最大程度地杜绝复印件归档。

② 审核文件的签名、盖章是否完备

在建设工程文件材料中签名、盖章手续非常重要。我国实行建设工程质量终身负责制，文件材料中的签名与盖章意味着参与工程建设的单位和个人对工程质量的责任。签名、盖章手续是否完备，影响着工程文件的合法性和有效性。在工程建设活动中形成的各种试验记录、施工文件、前期文件、监理文件以及往来文件，如出现漏签名、漏盖章现象，应该要求其补签名、补盖章，绝对不允许代签名。

③ 审核文件材料内容是否填写完整

施工技术文件中的内容直接反映了工程建设的实际情况，是评定工程质量的重要依据。由于施工技术人员的档案意识不强，往往会造成施工技术文件的内容填写不完整，无法反映工程施工过程的详细情况。如在原材料试验记录中，只填写试验数据，没有结论性意见；施工文件中只有施工单位的申报意见，没有监理单位的审核意见；竣工文件中缺少监理单位的意见等等。因此，针对内容填写不完整的文件，施工技术人员、监理人员应根据现场实际情况重新核对，补充完整。

④ 审核文件材料中的数据是否存在涂改现象

工程建设中，施工文件的数据、工程量会根据工程建设情况的变化而相应变更，技术人员对文件中数据进行更改时，会出现使用涂改液进行涂改或用刀片进行刮改等现象，有时，一些文件材料的数据虽然没有发生变化，也会因技术人员的粗心大意而出现误改现象，这些现象的发生，都会影响档案日后的利用。因此，应该由技术人员对更改的数据进行盖章确认，以保证文件材料中数据的准确性、有效性。

⑤ 审核文件材料是否存在不耐久字迹

文件材料编制过程中，由于拟稿人员、技术人员的随意行为，归档文件材料用红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸等不耐久材料书写，这些不耐久字迹会随着时间的推移而褪色，不利于文件材料的长期保存。因此，归档的文件材料应该使用碳素墨水等耐久材料书写，一旦发现存在不耐久字迹，应该及时采取补救措施，有条件的必须更改为耐久性材料书写；无法更改的可采用复印件加盖印章的办法，存档时复印件在前，原件在后，一并存档。

⑥ 审核竣工图的编制是否符合规范要求

建设工程的竣工图是建筑物、构筑物或管线工程施工结果在图纸上的反映，是真实的原始记录，也是工程竣工验收以及今后维护、改扩建的重要依据。

在竣工图的编制过程中，往往存在着不符合规范要求的现象，使得竣工图无法真实地反映工程建设的实际情况。主要表现为：图纸没有按实际变更单更改或更改不到位；更改符号、说明不符合标准要求；没有加盖竣工图章、竣工图章不符合要求或内容填写不完整等等。

因此，竣工图必须按照国家有关规定要求进行编制，对没有变动的施工图，须由施工单位在原施工图上加盖“竣工图”章，并在“变更情况”一栏填写“无变更”字样；对一般性设计变更，能在原施工图加以修改补充作为竣工图时(更改量不超过图纸的35%)，可不重新绘制，由施工单位在原施工图上注明修改、补充、变更依据，附设计变更通知单，作为竣工图。在“竣工图”章有关栏目中填写“变更×处”字样；对结构形式存在重大改变(更改部分超过图纸的35%)，不宜在原施工图上修改、补充时，施工单位必须重新绘制竣工图，在新图上加盖“竣工图”章作为竣工图。

技术人员要认真核对、审查，做到图物相符，技术数据可靠，签字手续完备，真实、准确、清晰、规范地反映工程竣工验收通过时的工程实际情况。

⑦ 审核文件材料用纸格式是否符合标准要求

按照国家规定，文件材料用纸规格统一为A4或16K，图纸格式一律为A4(297mm×210mm)，

采用“手风琴”式，折叠成A4幅面，标题栏外露(右下角)。合格证等小幅材料统一用A4纸托裱。

⑧ 审核文件材料是否齐全完整

首先，归档文件材料是否齐全完整应当由部门或项目负责人予以审定，应确保建设工程的文件材料能够完整、系统、真实、准确地反映工程建设活动全过程。其次，还应注意音像材料的收集，其归档内容应包括从建设项目的提出到竣工投产、交付使用全过程中形成的有价值的音像素材，素材应拍摄规范、画面清晰、主体突出、画像稳定、音质良好，并收集一份建设工程文字简介。第三，建设工程形成的电子文件也要与纸质文件一起归档，归档时应审核载体有无病毒、划痕，电子文件储存介质是否符合归档要求，电子文件储存介质和软、硬件平台技术条件是否一致。

3 燃气工程文件材料的规范管理

① 完善制度，明确职责，对档案形成全过程有序有效管理。

建设单位应在开工伊始就制定燃气工程文件材料的归档范围、归档职责和管理规定，明确建设单位、施工单位、监理单位的职责；坚持实行竣工文件编制工作“三同步”管理原则：工程开工与文件材料收集同步，工程施工过程与竣工文件形成同步，工程完工与竣工文件验收同步；重点监控施工过程中文件材料的形成，只有对施工各个阶段的材料进行有序管理，才能保证施工技术材料记录齐全、签署完备，保证整个工程竣工文件及图纸内容的准确、真实、完整，竣工图与实物相符。

② 提高认识，加强培训，保证建档工作顺利进行。

目前，建设项目均实行项目法人责任制的管理方式，施工单位的项目法人不仅要对施工项目负责，也应对整个工程项目竣工文件负责。为使文件材料的编审与工程建设同步进行，项目法人应充分认识档案工作的重要性，将文件材料的编审纳入工程建设的一部分，从开工伊始就设立专职人员，负责材料的收集、整理和归档管理工作；加强对相关人员的培训，不断提高竣工文件编制人员的责任心和业务能力，并制定配套的管理制度和奖惩办法，以保证建档工作的顺利进行。

③ 加强沟通，及时跟进，档案业务指导与工程建设项目同步进行。

档案人员要多和工程管理部门联系，及时掌握工程项目的建设进度，做到心中有数，及时跟进，现场指导建档工作，当施工单位遇到档案业务难题时，能及时指导到位，避免出现“马后炮”现象，避免施工单位反复整理档案。我集团的做法是：制定了《燃气工程归档须知》，分发给施工单位。《燃气工程归档须知》中，对文件材料的起草、书写要求和制成材料，作了详细的要求；对中低压管道、调压站、庭院管道、零散用户安装等不同属性的工程，明确了具体的归档范围，并要求在每一类中依据施工过程排列文件材料，使施工单位的归档工作更具操作性，提高了施工单位的档案意识和案卷质量。

④ 健全机制，严格把关，确保燃气工程档案及时完整准确归档。

在竣工验收之初，建设单位、监理单位首先要严格把好审查验收关，对各施工单位编制的竣工图、文字材料、竣工报告等进行认真审查，着重检查隐蔽工程验收记录的真实性和设计变更的落实情况，认真审查竣工图及文字材料是否完整、准确，签证是否完备，组卷排列是否合理等。建设单位通过现场签证、竣工签证等方法，集中检查原始材料的整理情况，符合规定才能结算工程量，这样有力地促进了竣工文件的齐全性和规范性。在竣工验收阶段，档案部门和工程项目管理部门要密切配合，严格审查，确保竣工文件的真实性和准确性，使竣工文件在工程决算时发挥凭证作用。

为了保证竣工文件及时、完整归档，我集团印发红头文件明确规定：文件材料审核合格后，由档案部门出具档案接收证明单，施工单位凭档案接收证明单才能到财务管理中心办理工程结算手续。这样有力地保证了燃气工程档案的及时、完整、准确归档。

4 结语

燃气工程档案的规范管理是建立在高质量的施工过程基础上、涉及到各个部门的一项复杂工作。要保证燃气工程档案完整、准确、系统、齐全、真实地记录和反映施工和竣工验收的全过程，就必须加强企业基础管理和各技术部门的协同管理；不断加强建设单位、施工单位和监理单位的有效管理，提高工程技术人员的业务水平和责任心，这样才能保证燃气工程档案的规范管理。

参考文献：

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(本文作者：徐敏青岛泰能燃气集团有限公司山东青岛 266071)