——浅谈加强企业档案信息数字化建设

摘　要：档案是企业的家底，是企业成长的见证，是企业历史的留存，更是企业存续的纽带。概括而言，档案是企业的“生命线”。在当今信息时代，档案的传统管理模式，已无法适应企业生产、经营及各项工作的需要；实施档案信息数字化管理，不仅是企业发展的客观要求，同时也是贯彻落实科学发展观的具体体现。

关键词：档案　数字信息化　企业发展　资源管理

1　企业档案信息化建没可以仃力推动氽业健康发展

档案信息化是指在档案行政管理部门规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用的活动和过程。

一位著名的经济学家，在总结社会发展3个阶段时指出，“经济：从农业化到工业化，再到信息化……”信息，已成为当今社会发展的必备条件。档案作为信息的一种载体形式，它记录和反映了社会发展的全过程，对社会发展有着不可替代的借鉴作用。随着人们对档案信息重要性的认识和依赖，档案信息的手工检索，已无法满足现时需求，改变其管理模式，已成为档案工作之重。在此，以燃气行业为背景，就卡当案信息化建设，谈点粗浅认识。

1．1　档案是企业发展历程的见证、发展方向的指引

在认真贯彻科学发展观的今天，重视企业档案、充分发挥企业档案的信息资源作用，无论是对研究企业的过去，正视目前的现状，还是科学决策企业的未来发展，都有着重要的意义。

档案是企业的家底，是企业成长的见证，是企业历史的留存，更是企业存续的纽带。概括而言，档案是企业的“生命线”。充分利用和发挥这些档案资源作用，不仅是对企业历史的尊重，更是企业可持续发展的需要。为此，提高档案管理水平和工作效率，档案信息化建设是档案工作向现代化迈进的必由之路，是一项技术性、安全性、实用性极强的科学性手段。不仅能够使企业在努力服务于社会的同时，不断创造自身价值，从而实现社会效益和经济效益这两个目标。

1．1．1利用人事档案，发掘人力资源

未来企业发展的一个重要因素就是人才，人事档案，记录着员工的年龄、学历、资历、专长、业绩、身体健康状况等各项内容，反映了员工过去和现在的诸多信息，是领导使用和发挥个人潜能的依据和参考。无论什么单位、什么样的管理，人是起决定因素的。要知人善任必须了解人的基本信息，所以说，人事档案信息是企业信息管理的重要组成部分。

1．1．2利用工程技术档案，为企业安全运营管理服务

以燃气为例：城市的发展到处留下了燃气人的足迹，纵横交错的燃气网络，造福于全市人民，服务于经济建设。随着现代化大城市建设的发展，燃气企业将有更大的发展空间。然而，随着时间的推移，前期建成的管网会逐渐老化，更新设备和维修改造将是一个突出的问题，安全运营的矛盾将越来越突显，其它地市发生的重大事故就是一个强烈的警示。由于前期的工程及人员会逐渐老化和退休，后任者又不熟悉情况，这就必须利用档案资源，运用现代化的科学管理手段，适时掌握各个时期燃气工程设施的建设情况及使用年限，做到居安思危，提前查修，将安全隐患消除在萌芽状态。唯有如此，才能确保企业既快速发展，义不留隐患，使企业走出一条健康的可持续发展的道路。

事例：某小区的一幢高层住宅楼内，发生漏气现象。燃气维修人员接到通知后，立即来到现场检测。经查找，发现位于十楼处燃气补偿器出现裂纹，导致燃气渗漏外泄。该小区住宅楼建成使用年限不长、且补偿器是钢制材料，怎么会出现漏气情况呢?燃气工作人员迅速来到档案部门，查找该项工程竣工验收档案。通过对实施数字化管理后档案信息的快速调阅，很快从归档产品合格证等相关资料中，杏明结果，使造成漏气原因迅速得到定性和确认，避免了工作上的被动，让用户及时得到合理满意的答复，从而极大提高了公司经济效益和燃气安全服务质量。

1．1．3利用档案综合分析，增强决策的科学性

随着城市规划和建设的大发展，企业更离不开科学的决策，而科学的决策又建立在对历史的总结上。要利用档案资源来进行综合分析，吸取成功做法，避免造成失误，让未来的决策更具科学性、经济性、合理性，使企业的各项工作能够更加协调的发展，更是需要档案的现代化管理手段。

1．2　档案信息数字化建设的必要性和必然性

企业要促进发展，实施快捷、有效的管理，需要及时掌握大量的、准确的信息。有了这些信息，才便于正确决策，制订计划、规划。在现代社会科技发展中，谁掌握了先进信息并及时准确使用，谁就能赢得主动。从一定意义上讲，把最先进的信息正确地运用到管理，是企业稳步发展的必要条件。套句时髦的话来说，信息是企业赖以生存与发展的命脉。档案的传统管理模式，已无法适应企业生产、经营及各项工作的需要；实施档案信息数字化管理，不仅是企业发展的客观要求，同时也是贯彻落实科学发展观的具体体现，更是为档案管理的发展提供了极好平台。档案信息数字化建设，是档案管理工作的方向，是档案信息资源开发利用的最快捷之路。它不仅需要财力支持、技术支持，更有待领导与管理者认识水平的提高。使企业的档案管理更具科学性，最大限度和及时地发挥档案信息资源的作用。

2　基础管理是加强企业档案信息化建没的有力保障

2．1　重视基础设施，配置先进的档案管理设备

工欲善其事必先利其器。基础设施建设是安全有效管理档案和精确的进行档案数字化加工的基本保障。如，计算机、打印机、扫描仪、复印机、缝纫机等设备的配置，档案库房是否达到“八防”要求等等，从基础设施、设备上保障档案的管理与安全。

2．2　健全各项制度，保证档案管理有规可循

企业相关领导在强化制度、规范管理中，应把档案工作制度作为重要内容之一，及时制订和完善档案管理有关制度。使修订后的档案工作制度，能够更进一步地贴近档案工作实际，从而做到“有规可循，有章可依，分工负责，职责明确”。

2．3　加强业务培训，提高档案人员综合素质

企业内部基层工作人员是档案管理和梢案信息数字化的直接参与者，为全面提升档案业务水平和管理能力，企业应专门组织专兼职档案人员和分管领导参加档案知识培训，增强人员素养，强化学习意识，提高管理水平和办事效率。同时，可以采取套、看、问等方式，对所属基层单位档案工作存在问题，作针对性的指导，为档案信息数字化管理培养合格的档案管理人员。

2．4　引入先进理念，为档案信息数字化建设立项

企业领导应以面向未来的思维模式对待档案工作，适时制汀档案信息数字化建设方案，并针对方案的可行性、安全性组织考察、研究和论证。为确保工程质量，项目确立后，组织实施项目招投标，优选加工单位，同时，做好资金保障工作。

3　优化资源，是确保企业档案信息化建设的基本保障

3．1　集思广益，强化各类文件材料及时归档工作

为保证数字化管理后，档案信息的齐全、完整、准确，企业领导和档案管理人员应重视归档义件的齐全、完整程度，须在企业内部做好全面清理与集中收集工作，为实行数字化加工提供信息源保障。

3．2　统筹规划，实现档案实体集中统一管理

以“资源整合、集中管理”为原则，快速实现企业档案集中统一管理，这既节约人力和物力，更有利于开发利用，是档案从原始管理模式，迈入数字化、网络管理的一项重要举措。

3．3　结合实际，完善档案分类方案

以国家与行业档案标准为框架，结合本企业档案形成的特点和规律，从符合数字化管理的实际需要出发，进行合理有序的分级分类，实现档案管理相对集中，使查找更加快捷、准确。完善后的档案分类方案，有利于档案信息数字化软件设计。

4　科学管理是充分发挥及全面提高氽业档案信息化建设优势和质最的仃力保证

4．1　精心设计，软件性能达到预定目标

严格遵循国家档案管理的规范与格式，从企业管理档案的内容和实际需要出发，设计建立档案管理系统。系统应基本具备以下优势：先进性、安全性、经济性、可靠性、开放性、可扩展性、可管理性、规范性。

4．2　耐心细致，做好档案数字化加工前处理工作

按照完善后的档案分类方案，对各类档案进行系统整理。过去已整理归档、有规可循、有目可查的档案，可根据需要略作调整；对新形成的文件材料，按照规范进行分类整理；对补充收集的历年遗漏文件，须在剔除重复件、确定类属后，按成文时间，做好插卷或直接归入该类属之后。

数字化实行过程中，需要对各类档案逐卷、逐件、逐页检查，凡缺页、漏页、错号、重号等，均及时纠正。不合规范的页面进行必要的修裱，为保障档案信息数宁化加工质量打下坚实的基础。

4．3　界定档案扫描范围，节省储存空间

为能够更加快捷、准确地提供有价值的档案信息，应结合企业以往档案使用频率高低等实际状况，通过对库藏档案进行价值界定，来界定档案扫描范围，使档案价值作用能够得到充分发挥，这不仅缓解档案系统存储压力，同时降低加工成本，档案系统利用也更加方便、快捷。

4．4　群策群力，数字化建设项目成功运行

档案信息数字化建设项目，从考察、调研，到项目确定；从招投标，到项目实施；从软件设计，到硬件配置；从档案资源整合，到基础业务建设；从档案前处理，到数字化扫描加工……最后通过成功运行后的使用证明，有了档案信息数据管理系统，企业领导及有关人员可根据工作需要，随时在终端上查到需要的信息，且速度快、信息准确，再也无须到档案部门翻阅实体档案，省时省力；同时避免图纸文件等原件遭受磨损，延长档案的保管寿命。

本文作者：张静

作者单位：合肥燃气集团有限公司