摘要：论述了燃气企业档案管理信息平台的建设目标、建设方案及组织实施、技术优势、系统造价与运行费用、实际应用情况。
关键词：档案管理；信息平台；燃气企业；信息化
Construction and Application of Archives Management Information Platform for Gas Enterprise
XU Min
Abstract：The construction purpose，construction scheme and implementation，technical advantages，system cost，operation expense and actual application of archives management information platform for gas enterprise are described.
Key words：archives management；information platform；gas enterprise；informatization
1 概述
随着社会信息化进程的加快，信息技术几乎渗透到了社会活动的所有方面，加速转变着社会活动的运行方式。档案作为人类社会活动的产物，必然伴随着社会活动运行方式的转变，在形成、传递、储存和利用等自身运动规律上发生着快速的变化。数字化档案对传统的管理模式提出了新的要求，现代档案的管理信息系统不应是对手工管理模式的简单模拟，而应本着更科学、更合理、更有效的原则对以往的文件、档案管理进行业务流程重构，实现档案信息资源的共享，为企业改革发展、领导决策、生产经营、宣传教育、企业文化等各项工作提供全方位的档案信息服务[1、2]。
为实现档案管理方法和管理手段的现代化，实现档案信息资源的共享，构建企业档案信息网络，我集团提出：建设一个管理科学、功能齐全、服务优质、具有国内先进水平的档案现代化管理网络。具体的建设目标如下：
① 建立集团综合管理平台，满足档案信息化管理的业务需求，实现上下级单位间的档案信息互通，即上级单位对下级单位的档案工作进行督导，查看下级单位电子档案的录入情况，下级单位可以利用平台进行档案数据的汇总上报。避免各单位形成内部档案信息孤岛。建立档案系统对外统一的标准系统数据接口，使得其他相关系统(如OA办公系统、GIS)中的数据能够顺利进入档案系统中。
② 建立两个数据查询中心。即档案信息管理中心和现行文件查阅中心，以集中统一数据的方式向集团各职能部门提供档案目录和文件查询。
③ 培育一支专业化的档案业务管理队伍。通过此平台的搭建，全面提高档案管理人员的业务素质和技术素质。
2 建设方案及组织实施
我集团的档案管理信息平台是以OA办公平台为基础，构建档案信息管理系统，建设方案分两期实施，一期工程实施与OA办公平台的数据链接，二期工程实施与GIS数据链接，实现档案信息收集的网络化、档案业务工作的快速化、档案管理工作的规范化、档案查询工作的网络化[3、4]。
这套方案具体内容是建设一套基于整个集团内部以及下属单位的数字档案网络平台，在档案系统中设置OA协同办公接口、GIS接口，并在集团总部档案系统中设置档案业务监管功能，建立起以集团档案室为核心，由集团各单位(部门)专、兼职档案员组成的档案管理网络。
在档案信息化建设过程中，实行统一组织、统一规划，综合了各级先进单位的管理理念和经验，对管理规范、信息系统以及后期服务方式等内容进行了统一规划和建设。成立档案管理信息平台建设项目协调小组，组织和协调项目建设、实施过程中的有关问题。项目协调小组下设业务小组和技术小组。
业务小组的主要工作任务是编制《需求说明书》，其职责包括：调研集团及所属单位档案的管理现状和业务需求，系统学习档案管理办法，明确档案管理数字化实施细则，明确各类档案归档细则(包括归档范围、时间、要求、方式、流程、整理规则、著录信息、保管期限、密级等)，明确各门类档案归档文件要求。
技术小组的主要任务是完成《总体设计方案》，其职责是：调研集团及所属单位档案的管理系统，调研集团信息统一规划(应用开发环境、网络环境等)，明确档案接口数据有效性验证要求，明确数字化档案信息管理规范(包括归档电子文件储存格式、档案信息数据接口、数据储存备份及安全管理、档案数字化规范)及电子文件元数据管理规范。
3 档案管理信息平台的技术优势
① 实现了电子文件的前端控制
实施前端控制就是将档案工作的一些环节前瞻性地提到文件管理阶段来进行，在实施过程中档案人员多次与设计人员沟通，将档案管理的思想和方法融入到系统的设计过程。从文件材料的形成、流转阶段就考虑档案的归档和保存要求，从文件形成的源头上进行控制，准确确定转化为归档所必须保持的各种属性，保证归档工作的质量，确保数字化档案的完整性，避免档案管理全程中各个管理环节的重复、疏漏，实现所有数据均为一次采集、终身使用。
② 体现了电子文件的集成管理
集成管理就是将档案著录、鉴定、保存和管理等工作贯穿于文件的形成、流转、会签、签发、整理、鉴定、归档、移交和保存等各个环节。在文件形成、流转之时就对预归档文件做归档标记，档案人员在开展鉴定时，重点考虑带标记的文件，这样既保证了鉴定的质量，又提高了工作效率，使归档文件的质量控制和文件的技术鉴定工作得以同步进行；归档时，系统按照设定的档案著录规则自动著录，档案人员进行核对确认后，再进行档号编制、光盘划分、数据备份等工作。集成管理最大限度地减少了人工的干预，降低了档案接收和保管的复杂性，增强了归档过程的规范性和安全性，提高了工作效率。例如：管理类材料归档时，在每一年开始就明确各业务部门归档范围和责任，提供了文件收集、档案整理等各类手段及业务系统接口，通过系统数据集成管理，实现了即时归档、即时鉴定，避免了以往隔年归档中出现的丢失、泄密、滞后等问题。
目前，一期工程实现了与OA办公平台的数据链接，完成了集团及各下属单位的历史数据迁移、各业务系统数据归档接口，用户认证管理、门户等基础设施的数据集成，实现了集团档案信息资源有效整合和共享。
4 信息系统造价与运行费用
OA办公平台造价约20×104元，档案管理信息平台(含服务器)造价近18×104元，年通信网络费达10×104元。集团配备机房进行统一管理，保证设备运行正常、网络畅通，保证了企业内部信息的有效沟通，提高了工作效率，使企业具有更强的应变能力和巨大的灵活性，为企业的改革提供有效的支撑和更大的空间。
5 档案管理信息平台在燃气工程应用
燃气管网系统作为城市建设中的一项重要基础设施，具有覆盖面广、安全性要求高的特点。目前，我集团运营燃气管网长度逾2000km。从20世纪80年代开始建设，至90年代初主管网架构已经形成，此后的管网建设主要是以客户的需求为导向，因此，单项工程的规模较小，工程项目数量较大，工程建设时查阅档案较为频繁且形成档案数量较大。查档时，档案人员根据路名查阅索引目录，找到档案编号，再到库房调阅档案实体，这种查阅方式速度慢、检索方法落后，不能及时、快捷地查阅。
档案管理信息平台的一期工程对燃气工程文件材料的形成控制提供了便利条件，对建设项目的立项审批、环境评估报告、安全性能评估、设计管理、工程管理、设备采购、材料交付、竣工验收等信息全部流转并跟踪管理，按照档案信息著录规则建立燃气工程档案目录，登录档案管理平台的查阅中心就可查到相关信息。二期工程将与GIS链接，使档案目录信息与GIS的数据对应，在档案信息管理平台中就能便捷、快速查到相关管道的属性资料，节省人力、物力，提高工作效率，为日常的工程建设、工程抢修提供详细准确的信息[5]。
随着城市建设的发展，燃气管网在城市中的覆盖面越来越广，其运营的安全涉及到千家万户。目前，青岛市运营中的燃气管网主要采用钢管、铸铁管、PE管等管材，其中20世纪80年代、90年代大量应用的灰铸铁管逾600km，该材料脆性大，特别是在冬季的低温环境下遇外力极易发生断裂。从2003年起青岛市进行了天然气转换，转换完成后的1～2年，因铸铁管承插接口的胶圈干缩引起的泄漏较多。2008年、2009年市区管网每年的泄漏维修都在1000次左右，其中每年发生的灰铸铁管道断裂约20次，多次引发事故。在事故处理过程中抢修人员登录档案管理信息平台的查阅中心，在“模糊检索”模块中输入有关信息就可快速准确地查到所需的工程档案情况，为及时完成抢修任务提供准确、可靠的信息。
6 结语
随着企业的不断发展，档案管理信息平台的建设也需不断完善和充实，通过与经营链上的其他信息系统互联和信息共享，实现企业经营的社会化和系统增值，为加强城市地下管网管理，规范地下管网建设秩序，避免城市道路重复开挖，合理利用城市地下空间，保护城市环境，提供翔实的信息资源。
参考文献：
[1] 杨爱民.燃气综合信息管理系统的结构与功能[J].煤气与热力，2005，25(8)：64-66.
[2] 吴正亚.燃气企业的信息化与高效管理[J].煤气与热力，2008，28(11)：B36-B39.
[3] 王星.燃气企业信息化建设的紧迫性[J].煤气与热力，2010，30(3)：B28-B31.
[4] 郭远刚，刘晓，程丹.城市燃气管理信息系统的建设[J].煤气与热力，2006，26(8)：31-33.
[5] 程惠群.燃气管网工程档案的管理[J].煤气与热力，2005，25(1)：71-73.
(本文作者：徐敏 青岛泰能燃气集团有限公司 山东青岛 266071)
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